Selvstendig og strukturert kontormedarbeider 100 prosent

For kunde søker vi en driftig kontormedarbeider i vikariat, 100% stilling. Vikariatet har oppstart 01.01.20 og vil vare til 15.03.21.

Stillingen er meget selvstendig og det vil bli gitt opplæring frem til 01.03.20.


Arbeidsoppgaver vil være:

  • Administrator – holde i trådene på kommende og pågående saker (sammen med daglig leder)
  • Sentralbord – besvares og løse spørsmål som kommer
  • Ha systemansvar for en database med lærlinger - basen skal være ajour til enhver tid
  • Ha ansvar for å følge opp ulike oppgaver som omhandler lærlinger
  • Legge inn lærekontrakter
  • Oppmelding til fagprøver
  • Sende kontrakter
  • Varsle om kurs til ulike grupper av lærlinger
  • Varsle om frister til eksamen til de berørte lærlingene
  • Tett dialog med Fagopplæringskontoret i fylkeskommunen
  • Ha kontroll på og besvare hevendelser fra fylket, samt videre oppfølging av opp disse
  • Utbetaling av tilskudd
  • Kunnskap om, eller erfaring fra gjennomføring av større arrangementer
  • Booke møter for kollegaer
  • Bidra med enkle regnskapsoppgaver
  • Avlaste daglig leder ved behov
  • Delta på yrkesmesser for lærlinger - rekruttering
  • Mye kommunikasjon med medlemsbedrifter og lærlinger via e-post og telefon
  • Oppdatere nettsider, sende ut nyhetsbrev, invitasjoner, sosiale medier m.m.

Personen bør ha disse kvalifikasjonene:

  • Ønskelig med erfaring fra opplæringskontor, skole, fagopplæring eller vært faglig leder for lærlinger, eller lignende.
  • Fagbrev i kontor og administrasjonsfaget er en fordel
  • God evne til å organisere eget arbeid – administrator
  • Like orden og systemer og følge opp det
  • Være strukturert og kunne holde i mange saker samtidig – utøve struktur
  • Være god på Word, Excel, outlook, PP presentasjoner og å bruke «touchmetoden»
  • Kunne kommunisere meget godt både muntlig og skriftlig, og har god formuleringsevne – en kommunikator
  • Ha god tallforståelse og logisk sans
  • Ha erfaring med arbeid med nettsider og oppdatering av disse
  • Ha erfaring og engasjement i ulike sosiale medier
  • Være proaktiv og selvstendig, like å ta ansvar
  • Like å få unna ting, satt i system
  • Være serviceinnstilt og omgjengelig, blid og positiv, bidra til et positivt arbeidsmiljø
  • Være fleksibel i fht. arbeidsoppgaver og kunne stå på litt ekstra om det «brenner»
  • Være litt «potet»
  • Det vil være en fordel med sertifikat

Vi kan tilby:

  • Et veldig positivt og godt arbeidsmiljø – samlokalisert med andre kontorer
  • Spennende arbeidsoppgaver, mye ansvar og rom for kreativitet
  • Gode betingelser
  • Gode rutiner for samarbeid
  • Arbeidssted på Klosterøya i Skien

Søknader vil vurders fortløpende. Ved spørsmål om stillingen kontakt June Marita Ekre Moen, hverdager mellom kl 9-15